A la recherche des partenaires, de sponsors, de financements, de matériel, ou encore pour faire parler de vous dans la presse, c'est toujours ce dossier que vous montrerez à vos interlocuteurs. Vis à vis des autres comme de vous même, il sera un excellent baromètre : un dossier qui s'enrichit et se précise, c'est la preuve que votre projet se clarifie, qu'il avance dans la bonne direction.

La présentation

Avant de parler de son contenu, un mot sur l'apparence : la couverture doit être personnalisée pour retenir l'attention. Vous êtes persuadés de l'importance de votre projet ? Bien sûr puisque "vous êtes dedans" en permanence, vous y pensez depuis longtemps, vous en connaissez les détails par cœur. Mais mettez-vous à la place de quelqu'un qui n'en a pas encore entendu parler, et à qui on en soumet peut-être plusieurs chaque jour. Il faut qu'il ait tout de suite une impression favorable, que quelque chose frappe son attention et s'inscrive dans sa mémoire.

Attention ! N'en faites pas trop tout de même : pas d'agressivité, pas de couleurs criardes, pas de luxe inutile qui donnerait l'impression que vous gaspillez l'argent.

La présentation doit être soignée, les textes tapés et bien relus, sans faute d'orthographe.

Le contenu

Votre dossier doit contenir :

Le descriptif du projet, qui indique les objectifs recherchés et, lorsque cela est possible, un programme d'action, un calendrier prévisionnel. On doit pouvoir y découvrir d'un coup d'œil la réponse aux questions essentielles : à quel domaine et à quelle type d'activité se rattache cette initiative ? qui est à l'origine ? où et quand la réalisation est-elle prévue ? à quels besoins répond-elle ?

Le curriculum vitæ des animateurs, avec leurs fonctions dans le projet. Une page maximum pour chacun d'eux, où l'on s'efforce de mettre en relief leurs compétences : en quoi leur formation est adaptée, en quoi leurs expériences précédentes peuvent les aider, etc.

Une étude expliquant à quels besoins répond le projet. S'il s'agit d'une création d'activité économique, cette partie doit être largement développée et assortie d'une étude de marché. Un plan de financement, qui doit souligner le sérieux de l'aventure : toutes les dépenses sont prévues et chiffrées, sans excès mais sans naïveté, et correspondent à des sommes engagées au départ ou à des recettes attendues.

Les retombés du partenaire potentiel à qui est destiné ce dossier.

Les moyens : ceux qui sont déjà mis en œuvre, les concours prévus, les renforts souhaités. IL faut distinguer honnêtement le certain, le probable et le possible.

Les prolongements à envisager. Par exemple l'objectif est atteint, ou l'équilibre financier assuré, à partir de telle réalisation; mais en cas de succès plus net, on peut espérer tels développement ultérieurs. Les dossier peut faire état de plusieurs "scénarios" possibles, pourvu qu'ils soient réalistes.

Au fur et à mesure qu'elle se complète, la liste des partenaires techniques et financiers, de toutes les personnes, organismes ou entreprises qui sont associés au projet ou le soutiennent.

Pour ne pas surcharger le dossier proprement dit, vous pouvez joindre en annexe des documents utiles à ceux qui voudront le regarder de plus près : des aspects techniques plus détaillés, des croquis, des photos, mais aussi des articles de presse, des lettres de soutien ou de caution, etc.

La recherche des partenaires

Un partenaire que vous associez officiellement à votre projet, qui apparaît avec son nom et son logo dans tous les documents édités à cette occasion, peut y gagner en notoriété. Pourvu qu'il soit bien choisi, il peut donc y trouver un intérêt propre en termes "d'images", et pas seulement vous rendre service. D'autant que le coût raisonnable s'il s'agit d'une entreprise qui vous assure une aide technique ou vous donne du matériel, ou encore vous accorde une réduction sur ses produits.

Mais vous n'êtes pas tout seul, et les décideurs ne sont pas faciles à contacter ou peu disponibles. Il faut persévérer, insister, tout en restant courtois...

Constituez un fichier

Pour être entendu, il faut d'abord frapper à la bonne porte. Commencez donc par bien "cibler"  les entreprises en repérant celles qui peuvent être intéressées par votre projet.

Comment les trouver ?

Dans une bibliothèque disposant d'un département économie, consultez l'annuaire Kompass, où elles sont classées par activité et par région.

A la chambre de commerce et d'industrie de votre département: moyennant une petite participation financière, elle vous donnera une sélection d'entreprises arrêtée selon vos critères

A l'ADMICAL (Association pour le Développement du Mécénat Industriel et Commercial ), qui met à la disposition du public des informations sur le sponsoring et le mécénat; Ile publie notamment un répertoire et divers ouvrages spécialisés.

ADMICAL, 16 rue Girardon, 75018 Paris, tél. 01 42 55 20 01

A la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports

A la Poste.

Décrochez un premier rendez-vous

Selon la taille de l'entreprise, l'interlocuteur peut-être différent

Dans les plus grandes entreprises, il existe souvent un responsable sponsoring.

S'il n'y en a pas, adressez votre dossier au directeur de la communication.

Dans les petites entreprises envoyez-le directement au directeur ou au gérant Dans tous les cas, n'attendez pas passivement une réponse, qui risque de ne pas venir spontanément. Téléphonez pour assurer que votre dossier a bien été reçu, relancez courtoisement mais avec persévérance. Vous devez finir par obtenir un rendez-vous. Le jour J, soyez bref dans la présentation de votre projet, cernez les points qui intéressent en priorité votre interlocuteur. Faites ressortir l'intérêt qu'il y aurait à vous soutenir : effet d'image, retombés médiatiques, teste de matériel, etc.

Beaucoup de choses dépendent de ce premier entretien...